Ieder jaar, tussen Kerst en Nieuwjaar, houden we een evaluatiemoment met het voltallige team. Klinkt eng, maar dat is niet zo bij ons! Wij pakken dit aan in onze typische WIScan-stijl: met hapjes, drankjes, open gesprekken en wederzijds respect. Onderwerpen die tijdens deze gesprekken aan bod komen, zijn: wat ging goed het afgelopen jaar, waarin wil je groeien, waarop ben je fier, wat wil je beter doen, wat is jouw doel, …
Mijn doel voor het nieuwe jaar: ‘Ik wil nog meer op de hoogte zijn van alle lopende dossiers binnen WIScan’.
Wij houden van uitdagingen
We zijn één team, maar werken elk aan onze eigen dossiers. Als dossierbeheerder ben je volledig verantwoordelijk voor jouw klant. Iedereen heeft één back-up beheerder die volwaardig kan invallen wanneer het nodig is. Afgelopen jaar hebben we heel wat nieuwe klanten mogen verwelkomen. Resultaat, het is een hele uitdaging voor het team om de nieuwe info van de lopende dossiers bij te houden.
Klinkt logisch, je kan moeilijk van iedereen in detail weten wat die persoon elk moment van de dag doet, toch? Fout! Bij WIScan hechten we heel veel belang aan al onze klanten. Wanneer je een klant van jouw collega aan de lijn krijgt, is het een regel binnen het bedrijf dat je de nodige basisinformatie weet om de klant te woord te staan. Dát is de persoonlijke en warme aanpak waarvoor wij bekend staan.
Een helikopterzicht over het bedrijf is een must. Maar hoe pakken we dit dan concreet aan?
WIScan het duivenkot
WIScan kan je perfect vergelijken met een ‘duivenkot’. Wij gaan elk op verschillende dagen bij onze klanten op locatie. Het kan dus perfect zijn dat we elkaar maar één keer per week zien. Hoe dan ook, elke vrijdag vliegen we terug naar ons ‘kot’ en zijn we samen op kantoor. Ideaal moment om een briefing te houden dus!
En dat is vanaf nu mijn taak binnen WIScan: ‘Organiseer wekelijks een efficiënt vergadermoment, zonder het werk van mijn collega’s te verstoren’.
Snel en efficiënt met Odoo
We creëerden een vast project “Briefings” in ons programma Odoo. Alle teamleden kunnen dit bewerken en aanvullen. Mijn taak hierin? Ik zorg dat de briefings klaarstaan, volg kort op of iedereen ze invult binnen de voorziene deadline en bereid de meeting voor. Vervolgens leid ik de meeting en vul ik de to-do’s aan die werden afgesproken. En tenslotte houd ik in de gaten of alle taken effectief werden uitgevoerd tegen de volgende briefing.
“Een helikopterzicht over het bedrijf is een must.”
Lynn Henderickx
Dankzij Odoo is dit hele proces niet eens zo time consuming. En de belangrijkste doelstelling is behaald: iedereen is in no time en in detail mee met het reilen en zeilen van het kantoor.
Handige tips:
- Ga dagelijks, op vaste tijdstippen, eens door de mailboxen binnen het bedrijf. Zo ben je op de hoogte van de lopende communicatie. Bekijk hiervoor zeker de verzonden items. Een schat aan informatie daar 😊.
- Praat met je team! Ga bijvoorbeeld tijdens de pauze eens langs hun bureau. Kijk mee op hun scherm. In een luchtig gesprek kom je vaak veel te weten over het takenpakket van je collega’s. Dit versterkt meteen ook het wederzijdse respect voor elkaar.
- Sluit de werkweek af met een gezellige drink. Koester de leuke momenten samen. Niet alles draait altijd om werken.
