Nieuws

WISkrant

Een ambitieuze Virtual World Tour 2021 door team WIScan!

Internationale businessplannen voor WIScan? Yes, WIScan het! Corona heeft het digitaal werken op de kaart gezet en dat speelt recht in het voordeel van WIScan. Administratieve ontzorging kent geen grenzen nu telewerken de norm is. En waarom geen bedrijven  ondersteunen in andere tijdszones? Terwijl zij slapen, zijn wij de nachtkabouters die hun administratie bijwerken. Fantastisch idee toch? Let’s do this, zegt zaakvoerster Wisken die graag haar ambitieuze plannen toelicht. 

Dag Wisken, je lanceert een nieuw concept ‘WIScan’s Virtual World Tour 2021’. Klinkt veelbelovend! Kan je jouw plannen kort toelichten?

Wisken: “Zeker! WIScan is intussen 5 jaar up and running om bedrijven te ondersteunen met administratie, boekhouding en marketing. We hebben de voorbije jaren een sterk kernteam uitgebouwd, onze processen staan op punt en we kunnen rekenen op een trouw klantenbestand. Alle fundamenten zijn hierdoor aanwezig om de volgende stap te zetten. In 2021 willen we dus WIScan 2.0 lanceren, een nieuwe poot waarbij we focussen op het buitenland. Niet zomaar onze buurlanden. Neen, we willen onze diensten aanbieden aan bedrijven in landen zoals Canada, Australië, Dubai, Amerika, Rusland, Indië, …”

Wow, jullie zien het direct heel groots? Dat klinkt uitdagend en vooral heel ambitieus?

Wisken: “Het klinkt misschien groots, maar we hebben onze research gedaan en zijn ervan overtuigd dat het net een heel haalbaar en schaalbaar concept is. Het principe is simpel: terwijl onze internationale klanten slapen, doen wij hun administratie. Door in verschillende tijdzones te werken, profiteren we van het uurverschil en wint de klant ontzettend veel tijd. Zo zijn wij als het ware de nachtkabouters die hun administratie bijwerken terwijl zij slapen. Een win-win!”

Absoluut! Welke administratieve taken kunnen jullie zoal doen voor deze klanten?

Wisken: “Oh, veel hoor. Denk daarbij maar aan facturen verwerken, offertes maken, contracten opstellen, gegevens inputten in een CRM-systeem, mailboxen opvolgen, controle van bepaalde documenten, verslagen maken, telefoonpermanentie tijdens de sluitingsuren, …

Weet je, administratie is een heel universeel gegeven en wij hebben als Belgen sowieso het voordeel dat we meertalig zijn. Wij ondersteunen onze klanten nu ook al in 4 talen: Nederlands, Frans, Engels en Spaans.

De focus blijft steeds administratie en in beperkte mate boekhouding want elk land heeft immers een eigen btw-wetgeving. Echter zullen wij ons sowieso inwerken in de lokale wetgeving of plaatselijk freelancers inschakelen om ons team bij te staan.”

Zijn jullie al gestart met het project? Hebben jullie al klanten in het buitenland?

Wisken: “Momenteel werken we al voor een klant in Malaga in Spanje en zijn we op snuffelhoogte met een potentiële klant in Marokko. Dus, de eerste contacten zijn gelegd. We focussen nu op buitenlandse bedrijven die een link hebben met België. Bedrijven die hier al een vestiging of een klantenbestand hebben, maar dat is zeker geen must. En het moeten niet alleen grote bedrijven zijn hè. Wij willen natuurlijk meedraaien in grote multinationals, maar evengoed ondersteunen we kmo’s over heel de wereld.”

De wereld is groot natuurlijk… Hebben jullie een voorkeur voor bepaalde landen?

Wisken: “Begin 2020 hadden we een kleine wereldreis uitgestippeld om potentiële klanten te bezoeken in grote steden zoals New York, Miami, Vancouver, Moskou, Dubai, Johannesburg, …

Door corona hebben we onze valiezen jammer genoeg terug moeten opbergen. Maar, we merken nu dat de hele digitale beweging van telewerken en videomeetings net in ons voordeel speelt! Bedrijven zien dat het perfect mogelijk is om remote te werken.

Wij loggen vanop afstand in op hun systemen en kunnen volledig virtueel hun administratie bijwerken. Daarom hebben we onze plannen terug op tafel gegooid en hebben we beslist om in 2021 geen ‘World Tour’ te organiseren, maar wel een ‘Virtual World Tour’. We gaan 100 % digitaal!”

Hoe gaan jullie die Virtual Tour lanceren? Wat is jullie salesstrategie?

Wisken: “OK, ik zal mijn geheim wapen verklappen. Ik ben al jaren lid én grote fan van BNI, dat staat voor Business Network International. In pre-coronatijden kwamen we met ons chapter wekelijks samen met een 40-tal ondernemers in de rand van Brussel. Wij stellen ons netwerk voor elkaar open en wisselen warme businessleads uit. Een fantastisch concept dat nu ook volledig digitaal georganiseerd wordt. Eens je lid bent van BNI, kan je makkelijk contact maken met andere internationale chapters. Er zijn wereldwijd maar liefst 10.000 chapters, dus één grote salesvijver om in te vissen. Natuurlijk heb ik mijn favoriete bestemmingen en wil ik starten in Canada, Australië en Zuid-Afrika. Via het BNI-netwerk wil ik daar mijn eerste saleszaadjes planten. Spannend hé?!”

Spannend inderdaad! Hou je rekening met het scenario dat het misschien niet zou lukken?

Wisken: “Eigenlijk niet. Ik heb totaal geen schrik dat het niet zou lukken. Pas op, ik ben wel realistisch en ik wil me voorbereiden op een falen. Maar ik wil het sowieso een kans geven.

Kijk, ik heb altijd al een enorme honger gehad naar het buitenland. De wereld trekt aan mij en met dit project zet ik de eerste stappen om mijn grote droom na te jagen: wonen en werken in het buitenland. En als het kan in een zonnig zuiders land.

Ik ben niet het type om te zeggen: “Later als ik groot ben of had ik maar…”. Nee nee, ik wil niet meer denken en dromen. Ik wil doen. De tijd is rijp. Nu moeten we springen!”

Fantastisch Wisken! Kunnen we helpen om te springen?

Wisken: “Yes! Ik wil een oproep doen aan iedereen die een internationaal bedrijf, een buitenlandse vestiging of een interessant businesscontact kent ergens in de wereld. Hoe verder hoe liever. 😊 Breng ze in contact met WIScan. De vraag is eenvoudig: zij maken een korte video op een plaats in hun stad of aan een belangrijk monument en schreeuwen ‘Welcome WIScan!’. Deze video sturen ze eerst naar ons met hun contactgegevens. Vervolgens organiseer ik een videocall om hun bedrijf beter te leren kennen. Tenslotte krijgen ze in ruil marketing en publiciteit voor hun bedrijf hier in België. We maakten een video oproep dat je gemakkelijk kan delen naar je internationale contacten. Het zou geweldig zijn om uit alle hoeken van de wereld zo’n filmpjes te ontvangen. Ik kijk er nu al naar uit!”

Succes Wisken en om het met jouw woorden af te sluiten: “De wereld ligt aan je voeten!”.

Credits to Billycom

5 jaar W!Scan: ambitieus topteam op kruissnelheid

W!Scan blaast dit jaar 5 kaarsjes uit. Een mooie mijlpaal voor een straf topteam met bakken energie en indrukwekkende referenties. W!Scan staat sterk in haar schoenen en is niet van plan om gas terug te nemen, integendeel. We schuiven aan tafel met zaakvoerster Wisken Beeckman voor een nostalgische terugblik, boeiende learnings en een positieve kijk op de toekomst. 

Dag Wisken! Vijf jaar W!Scan, dat vraagt natuurlijk om een kleine throwback. Kan je ons vertellen hoe je gestart bent met jouw onderneming?

Wisken: “In 2015 ging het bedrijf waar ik werkte een afslanking doorvoeren. In onderling overleg met het management, besloot ik om een andere job te zoeken. Maar het solliciteren ging niet volgens plan, net omdat ik zoveel ervaring had. Sommige bedrijven vreesden voor het prijskaartje en kozen liever voor een ander profiel. De twijfels sloegen toe … Totdat we begin augustus enkele vrienden over de vloer kregen. Ik deed mijn verhaal en zij waren de eersten om te zeggen: “Maar je hebt toch helemaal niemand nodig? Je bent goed in het ondersteunen van bedrijven. Waarom doe je het niet op zelfstandige basis?” Zo is het eerste zaadje geplant.”

Sprak het ondernemerschap je onmiddellijk aan?

Wisken: “Helemaal niet! Ik dacht dat het niets voor mij was. Mijn gezin daarentegen zag het volledig zitten. Na lang aandringen, beloofde ik de stap te zetten op één voorwaarde: als ik een naam en logo vond, waar ik de rest van mijn carrière mee verder wou. Het was mijn dochter die me een Eureka-moment bezorgde. Ze bleef zeggen: “Als er iemand het kan, is het mijn mama. Wiskan het!” Zo heb ik mijn naam gevonden. Met W!Scan, in het Engels geschreven, kon ik alle kanten uit. We scannen je bedrijf, kijken waar het probleem zit en lossen het op. Mijn drukker zorgde voor een professioneel logo en de volgende dag stapte ik naar Acerta, om het statuut van zelfstandige aan te vragen. Spannend!”

En toen begon het echte werk … Hoe heb je de eerste weken als ondernemer ervaren?

Wisken: “Ik wou vooral bewijzen dat mijn vrienden en familie gelijk hadden om in mij te geloven. Dus kocht ik een bullet journal en begon ik mijn businessplan uit te werken. Wie ben ik? Waar sta ik voor? Welke klanten wil ik helpen? Wat zijn mijn tarieven? Waar wil ik staan binnen 5 jaar? Van zodra alles op punt stond, ben ik mezelf doelgericht gaan profileren in de markt. Via mond-aan-mond-reclame mocht ik al snel beginnen bij een architect.”

“Mijn eerste klant was enorm tevreden en daarna ging de bal echt aan het rollen. Ik was in augustus gestart in bijberoep, maar werd in november al volledig zelfstandig, omdat ik zoveel werk had.”

Van een vliegende start gesproken! En daarna bleef het hard gaan voor W!Scan. In 2015 werkte je nog alleen, vandaag leid je een sterk team van 8 personen, inclusief office dog Spike. Indrukwekkend!

Wisken: “Ja, na 2 jaar werd de workload zo hoog, dat het werk boven mijn hoofd groeide. Ik voelde dat het tijd was voor de volgende stap en schakelde een jobstudent in. Een heel fijne ervaring! Daarna besloot ik definitief dat ik met een team wou samenwerken. Ondertussen heb ik me omringd met fantastische collega’s die ik blindelings vertrouw.”

Op kantoor hangt duidelijk een warme sfeer. Hoe zorg jij ervoor dat je medewerkers zich goed voelen op de werkvloer?

Wisken: “Ik wil mijn mensen alle kansen geven om zichzelf te ontplooien. Daarom organiseren we elk najaar een brainstorm. We stellen nieuwe doelen voor W!Scan en voor onszelf. Heerlijk om deze targets samen te behalen! Je moet weten dat mijn werknemers 8 uur per dag op kantoor spenderen. Daarom is het aan mij om hun job écht de moeite waard te maken. Dat doe ik door hen voortdurend te motiveren en te stimuleren. Bovendien krijgen ze ook zeggenschap in het bedrijf.”

“Ik zie mezelf niet als een people manager, maar als een emo manager voor mijn team. Mijn mensen staan centraal en ik wil een veilige haven voor hen creëren.”

Wisken Beeckman

“Ik denk dat veel ondernemingen hier te weinig mee bezig zijn. Ze gooien met stevige loonpakketten of dure auto’s, maar zouden ervan versteld staan hoeveel meer je bereikt met open en eerlijke communicatie.”

Klinkt inderdaad als een fijne werkplek! Het verhaal loopt als een trein, maar ik vermoed dat er ongetwijfeld ook uitdagingen op je pad gekomen zijn?

Wisken: “Ik ben van mening dat we onze uitdagingen zelf opleggen. Er zijn uiteraard economische moeilijkheden, maar daar maak ik me niet druk om. Alles komt altijd goed en met deze positieve mindset sta ik in mijn zaak. Zolang ik mijn ding doe, ongeacht de markttrends of de concurrentie, zullen de zaken in hun plooi vallen. Natuurlijk lig ik soms wakker van de coronacrisis, maar dat is net hét moment om jezelf te herontdekken en iets nieuws te proberen.”

Na 5 jaar kunnen jullie uitpakken met een stevig klantenportfolio. Hoe maken jullie voor hen het verschil?

Wisken: “Net zoals ik voor mijn team een veilige haven wil creëren, doe ik dat ook voor onze klanten. Hun informatie is in de beste, betrouwbare handen. We doen ook méér dan louter administratie, we zijn een sparringpartner. Voelen we dat er iets verkeerd loopt? Dan signaleren we het probleem op een constructieve manier en liefst nog met oplossingen. Bovendien zijn we harde werkers, die zich voor 200% inzetten. Dankzij onze immense kennis en ons groot internationaal netwerk kunnen we op iedere vraag een glashelder antwoord bieden.”

“Ik kreeg ooit het verwijt dat ik een naïeve ondernemer ben. En dat klopt misschien wel, in vergelijking met de hardcore, moneymaking zaakvoerders. Maar ik blijf als ondernemer heel dicht bij mijn persoonlijkheid en daar ben ik trots op.“

Wisken Beeckman

Terecht, Wisken! Je dacht oorspronkelijk dat ondernemer zijn niets voor jou was. Hoe ben je door de jaren heen hierin gegroeid?

Wisken: “Ik heb lange tijd moeite gehad om mezelf te verkopen. Hard selling is nu eenmaal niet mijn stijl. Maar op een dag maakte ik de klik. Mijn motto? Wie bij mij wil zijn, is welkom. Wie wil vertrekken, mag gaan. Daarom hecht ik veel belang aan vrijheid in mijn klantenrelaties. Hun financiële situatie kan veranderen, ze kunnen een andere richting uitgaan, een bediende aanwerven …  Ik ben de laatste persoon om een probleem te creëren wanneer onze wegen scheiden, integendeel. Ik onderhoud het contact en de vriendschap blijft. Maar de belangrijkste les is dat je altijd jezelf moet blijven. Werken volgens je eigen waarden en effectief doen wat je zegt, zo puur mogelijk: dat is de essentie. En natuurlijk zal je af en toe fouten maken, daar is niks mis mee. Durf dat ook dan gewoon toe te geven. We zijn tenslotte allemaal ook maar mensen, hè.”

Zeker en vast! Haal je na 5 jaar nog steeds evenveel voldoening uit je job?

Wisken: “Absoluut, dit is mijn droomjob en ik zou niets anders willen doen. Ik vind het fantastisch om mensen te helpen en hun transformatie te zien, wanneer ze de juiste ondersteuning en ontzorging krijgen. Wij zien ondernemingen groeien, we zien zaakvoerders openbloeien … Hoe zalig is dat?! En ook mijn team geeft me enorm veel energie. Het zijn stuk voor stuk creatieve mensen met veel gevoel voor humor. We werken hard, maar kunnen ook fantastisch met elkaar lachen en babbelen. We zijn één hechte familie, die elkaar door dik en dun steunt. Daar kan ik alleen maar fier op zijn.”

Als afsluiter blikken we even vooruit. Binnen 5 jaar verschijnt er een artikel over W!Scan in de media. Wat is de titel?

Wisken: “In de toekomst gaat W!Scan ook inzetten op een internationaal verhaal, waarbij we satellietkantoren over de hele wereld ontzorgen. Mijn grootste droom is dat mijn collega Lynn het nationale roer overneemt, terwijl ik de internationale afdeling ga leiden. Ons team zal verspreid zijn over de hele wereld: van Zuid-Afrika, over Polen, tot Colombia. Dus als titel misschien: ‘W!Scan: she did it’? We gaan over de grenzen heen, ready to embrace the world. Ja, daar word ik nu al blij van!”

Wij kijken er alvast enorm naar uit om die droom te zien uitkomen! Bedankt voor dit interview, Wisken!

Work hard, play hard! En dat geldt zeker voor het W!Scan-team. We vinden het super om onze werkweek gezellig af te sluiten met een fris glaasje erbij. En om ons 5-jarig bestaan in de verf te zetten, wilden we graag iedereen laten meevieren op onze typische manier. Daarom organiseerden we een leuke giveaway. De eerste was met een grote tapasplank, smakelijke streekproducten en een klinkende fles gin. Bie Cauwenberghs was de winnaar van ons aperopakket. Proficiat, en cheers!

Team WIScan
Credits to Billycom!

Fulltime polyvalente administratieve medewerker gezocht.

Wat zijn je talenten?

Heb jij een een professionele kennis Nederlands, Frans en Engels, zowel in het spreken als schrijven?
Ben je stressbestendig en geven deadlines jou een kick?
Heb je hiernaast een grote liefde voor administratie en streef je naar perfectie?
Heeft de computer geen geheimen voor jou?
Dan hebben wij jou nodig!

Welke uitdagingen krijg je?

Werken bij W!Scan levert jou het volgende op:
– Zelfstandig beheer van klantendossiers
– Continu persoonlijke groei en zelfontwikkeling
– Werken in een internationale omgeving
– Ideale balans tussen hard werken en fun!
– Deel uitmaken van het knapste award-winning team

Wie zoeken we?

Pas afgestudeerden ontvangen we hier met open armen! Heb je al enige jaren ervaring in administratie, dan is dat zeker een pluspunt.

Verras ons met jouw creatieve en originele CV en motivatiebrief.
Je mag deze sturen naar sos@wiscan.be samen met jouw foto.

COVID-19, hoe ga je er als ondernemer mee om?

COVID-19, het is wat hé. Ik herinner me dat ik het wel grappig vond dat de Chinezen en Japanners met een mondmasker rondliepen. Maar zie nu, we doen net hetzelfde. Al vind ik het vandaag een pak minder grappig.

Niemand zag dit aankomen. Niemand weet wat de juiste oplossing hierin is. Iedereen doet zijn best om de schade zo beperkt mogelijk te houden. Maar jammer genoeg, is die er wel. Soms schrijnende toestanden, zakelijk maar zeker ook privé.

Corona heeft ook zijn positieve impact

We zijn als ondernemers (noodgedwongen) een pak creatiever uit de hoek moeten komen. Er zijn toch knappe dingen opgestart door sectoren die echt wel met de rug tegen de muur stonden door de verplichte sluiting.

Enkele voorbeelden uit onze directe ondernemerskring.

Neem Seppe Gouwkens van de The Gouwkens Liquor Company. Deze jonge ondernemer zijn klanten zijn voor een groot deel de betere restaurants, winkels, cafés, etc.. Hij zat toch wel serieus met de handen in zijn haar. Maar zijn vrienden-ondernemers uit BNI Airport Kastze besloten om met zijn allen te brainstormen. Ze gooiden al hun creativiteit op tafel en zo kwamen ze met een fantastische oplossing.

Bij Seppe ben je voortaan aan het juiste adres voor het bestellen van een Skypéritiefbox! Heerlijk idee, toch? Je kan contact opnemen via seppe@gouwkens.be.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Je moet dezer dagen ook maar eens een reiskantoor gespecialiseerd in cruises hebben. Maar dat houdt Astrid De Smedt van Ster Reizen niet tegen. Zij is een jonge onderneemster met pit, dus zomaar bij de pakken blijven zitten, dat staat niet in haar woordenboek. Neen, zichzelf heruitvinden, dat heeft ze gedaan!

Zij stampte het coole concept Groetjes uit België uit de grond. Je kiest het pakket dat bij jouw karakter en reiswensen past, en zij boksen een verrassingsreisje in eigen land in elkaar. Luxe, uitdaging, spanning en leuke ontdekkingen worden voor jou gecombineerd, en dan nog voor een zeer mooie prijs ook. Ontdek maar eens de formules op de website!

Hoe gaan wij om met COVID-19?

Wij gebruikten de onverwachtse time off ten volle en maakten ons internationaal verhaal sterker en vooral concreter:

  • We maakten een analyse van de landen waarop we ons willen focussen.
  • We schreven een gedetailleerd en strategisch plan van aanpak uit voor de komende 5 jaar.
  • Het communicatieplan is afgeklopt en wordt uitgerold de komende maanden.
  • We legden de eerste contacten voor de uitbreiding van ons team.
  • De eerste buitenlandse samenwerking is op poten gezet.
  • We deden een prospect tour door Vancouver in British Columbia, Canada.
  • Ons introductiefilmpje voor de buitenlandse markt is klaar en staat online. Wat vinden jullie ervan?

Corona, het is wat maar we kiezen ervoor om uit de slechtste situatie het mooist mogelijke verhaal te maken. Enkel zo krijgen we de juiste energie en hebben we de moed en kracht om hier door te komen. Al gaat dat niet iedere dag van een leien dakje, dat geven we graag toe.

TCHAKA!

WE WILLEN HET. WE KUNNEN HET. WE DOEN HET.

Testimonial Peter Vandermeersch | De Zonnekeuken

“Wie heeft er ervaring met het opzetten van een event via Eventbrite?” dat was de oproep op Facebook van Peter Vandermeersch van De Zonnekeuken.

Het is onze vriend en marketeer, Kristof Adriaenssens die de post oppikte. Hij deelde onze contactgegevens en nog diezelfde dag hadden wij Peter aan de lijn. Bij deze nog eens een dikke merci, liefste Kristof!

Kan jij ons event online krijgen?

Peter wil zijn event online maar bovenal wil hij geen werk meer met de opvolging van inschrijvingen, de facturatie, het versturen van mails, etc… En als daar dan nog eens een leuke visual bij kon gemaakt worden, dat zou top zijn.

Ons telefoongesprek startte puur zakelijk. We gingen door de content, wie de doelgroep is, kostprijs van de tickets, etc… Alles werd besproken en het telefoongesprek liep op zijn einde. Of toch bijna want toen gebeurde er iets heel fijn: we hadden een mega klik.

It’s all about passion

Peter vertelde met een immense passie over de waarden van zijn vegetarische kookschool. Over hoe hij geniet van zijn kooklessen, de energie die hij haalt uit de opleidingen en teambuilding activiteiten voor ondernemingen die hij organiseert.

Ik voelde de energie door de telefoon. Heerlijk om voor zo’n ondernemer te mogen samenwerken, ik had er al zin in. Want passie, dat is de brandstof van het WIScan team.

Holistische aanpak

Maar bij Peter gaat het niet over eten alleen. Het gaat hem over het geheel, het complete plaatje, alle facetten van jouw zijn. Hij is een tovenaar met voeding maar een meester in het verbinden van natuurlijke vegetarische voeding, bewustzijnsontwikkeling en gezondheid.

Deze holistische aanpak zit in ons DNA. We benaderen ook iedere opdracht in zijn totaliteit: wie is deze ondernemer, hoe staat die in het leven, hoe kijkt deze naar de dingen en mensen, welke mindset heeft deze,… We vinden dat de opdracht, de DNA van de onderneming en de ondernemer als mens en als zakenman/-vrouw onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Als dit niet goed zit of fout aanvoelt, dan zeggen we liever neen. Bij Peter zat dit perfect. Een heerlijke mens is het.

Lees hier de testimonial die Peter schreef:

Vrij denken dankzij meditatie door Heinz Grill

Op 31 oktober 2020 geeft Peter een voordracht rond “Meditatie ter ontwikkeling van een praktische en sociaal integreerbare spiritualiteit” in de Wattenfabriek te Herzele. Spreker is de bekende Heinz Grill.

We maakten een visual voor dit event, alsook voor de exclusieve yogasessie (enkel toegankelijk op uitnodiging). Vervolgens maakten we voor beide events een pagina op Eventbrite, stelden de ticketverkoop in en zetten de mailings op zodat deze automatisch lopen tot en met de start van het event.

Peter heeft nu echt geen enkel werk meer aan de organisatie van het event en alles rond de ticketing. Hij en Heinz kunnen zich volledig focussen op de inhoud van de voordracht. En wat de catering betreft, de deelnemers zullen gegarandeerd verwend worden.

We hebben getracht Peter’s passie en holistische visie op te nemen in deze opdracht. Dit is het gevoel en beeld dat wij kregen na het lezen van de voordracht. Pure vrijheid.

Interesse om de voordracht te volgen? Je vindt alle informatie hier.

Eventbrite tickets

Testimonial Els Van Beveren | Walk your Talk

Wij mochten Els van Beveren van Walk Your Talk helpen met haar marketing. Zij is expert in verbindende communicatie voor bedrijven en organisaties. Kortom, goed leren communiceren, daar weet zij echt alles van.

Hoe wij haar leerden kennen? Dat ontdek je alvast hieronder.

TIP: Kijk extra goed naar de foto’s want we hebben deze interactief gemaakt. Dat deden we dankzij de tool van Spott! Klik zeker even op de bolletjes. Als resultaat zie je een directe link naar meer informatie. Het is echt cool hoor.

Lees meer “Testimonial Els Van Beveren | Walk your Talk” →

Wij bestaan vijf jaar.

Zo’n vijf jaar geleden startte ik mijn avontuur W!Scan, jouw full service administratief kantoor.

Ik had een duidelijke visie. Wist perfect waar ik in het jaar 2021 wil staan. En ik ben er vanaf dan volledig voor gegaan.

Als ik één van mijn allereerste post op deze website herlees, dan kan ik met fierheid zeggen: ik ben mezelf zeer trouw gebleven. Dit zijn de zaken waarin ik een kwalitatieve meerwaarde lever aan ondernemers. Ik ontzorg hen écht administratief.

Het is in die vijf jaar niet altijd van een leien dakje gegaan. Maar ik hield steeds de rug recht, was trouw aan mijn waarden en kwam vervolgens sterker terug.

Mijn beslissing om toe te treden tot Business Network International, kortweg BNI, heeft alles op zijn plaats doen vallen. Als founding member van het chapter BNI’sland was het voor mij snel duidelijk: dit is hoe ik zaken wil doen.

Al gauw koos ik er voor om Director Consultant te worden. Eerst kreeg ik een doorgedreven opleiding. Daarna werd het topchapter BNI Pajottenland mijn uitdaging. Als doel wil ik hen zo maximaal als mogelijk laten groeien. Ook ik als ondernemer en als persoon werd dankzij BNI zelfzekerder.

Als Director Consultant kreeg ik ook de kans om mijn internationaal netwerk met kwalitatieve ondernemers en contacten uit te bouwen. Velen zijn ondertussen goede vrienden geworden.

Ik heb een fantastisch team rond mij opgebouwd. Een team aan experten die gedisciplineerd zijn en hoog kwalitatief werk leveren. Een team dat elkaar een warm hart toedraagt en altijd een positieve attitude heeft.

Kantoor W!Scan is ondertussen uitgegroeid tot een geregistreerd merk met nationale en internationale erkenning. Wist je dat we onlangs de award voor ‘Best Digital Marketing & Administration Services Provider 2019 – Belgium‘ gewonnen hebben in Londen?

People manager. Positief. Loyaal. Puur. Eerlijk. Kwaliteit. Passie. Grote liefde voor mijn vak. Dat zijn na vijf jaar ondernemen nog steeds mijn kernwoorden.

Ontdek de komende maanden het verhaal achter kantoor W!Scan. En maak kennis met dat ongelooflijk knap team die jou kan ontzorgen. Het zijn echte cuties.

#WIScan5Y #Team #Expert #Adminstratie #SocialMedia #WIScanhet

WIScan bestaat vijf jaar en dat vieren wij.

5 TIPS | Hoe is het me jouw communicatie?

Een warme stem die jou vriendelijk toespreekt en die je onmiddellijk vertelt dat je bij het juiste bedrijf bent, hoe fijn is dat niet zeg zo’n communicatie?

Maar helaas is het schering en inslag dat de telefoon wordt opgenomen met: ‘Alloo…’ en wat gemompel en gestuntel. En het is eigenlijk allemaal niet zo moeilijk hoor.

Hier alvast 5 eenvoudige tips:

De basisprincipes van een goede organisatie kreeg jij de afgelopen maand januari mee in ons stappenplan. We zijn wel benieuwd wat jij er mee hebt aangevangen. Heb je een stap gemist? Hier is de start: https://goo.gl/5jwhMT

TIP 1: “Hallo? Ja? Wie ist?”

Neem de telefoon steeds professioneel op. Begroet de mensen, geef de naam van het bedrijf en die van jezelf. En glimlach, want dat horen de mensen echt in jouw stem.

‘Goedemorgen, met Lynn van WIScan, hoe kan ik jou helpen?’ Dat is hoe wij allemaal de telefoon opnemen binnen ons kantoor.

TIP 2: Eén voor allen, allen voor één.

Daarnaast heeft iedereen bij ons een training gekregen. Iedereen bij WIScan weet perfect wat er kan en niet kan. En dat draaiboek is ook voor iedereen beschikbaar in onze online data storage box.com.

Onze huisstijl hebben wij immers doorgetrokken in onze communicatie via mail, telefoon, op straat, etc… Onze krachtwoorden: positief, beleefd en to the point.

Hoe onbeschoft en arrogant de andere persoon aan de lijn ook is, weest sterk en geduldig. Verlaag je niet tot diens' niveau.

TIP 3: Kies jouw communicatie kanaal.

Wij zijn heel bereikbaar voor onze klanten, maar wel volgens onze normen. Dagelijks alles bekijken omdat we niet weten wie wat en in welk mediakanaal heeft gecommuniceerd, dat vinden wij niet efficiënt.

Messenger, Whatsapp, sms, skype,…als je de mensen niet ‘kweekt’ dan heb je chaos en stress. Er is onze welkom@wiscan.be én onze vaste lijn 053/42.66.72. GSM-nummers van het personeel worden nooit doorgegeven en die van mij, als zaakvoerder enkel aan wie ik wil.

Ben ik bij een klant en ik word gebeld? Dan blijft die klant mijn volle focus krijgen. De opbeller ontvangt een automatisch berichtje: “Ik ben momenteel op locatie en kan jouw oproep nu niet beantwoorden. Spreek een boodschap in en ik bel je na 17u terug op. Of beter, mail je boodschap naar welkom@wiscan.be.”

Wanneer ik dan in de wagen richting kantoor of huiswaarts rij, dan bel ik die mensen ook effectief terug. Voor wat, hoort wat, vind je niet? Mails beantwoorden wij binnen de 48u.

TIP 4: Luister en stel vragen.

Niet altijd een gemakkelijk, dat geef ik toe, maar laat de mensen hun verhaal doen. Het kan best zijn dat dit niet altijd op de juiste toonaard is. Maar weet dat die mensen op dat ogenblik gewoon gefrustreerd zijn.

Laat ze eerst maar wat ventileren, toon begrip, en als het echt niet is aan te horen, leg dan de hoorn even naast je neer. Wordt het terug stil aan de andere kant, ga dan verder met: ‘Ik begrijp het, laten we samen naar een oplossing zoeken.’

Is het niet helemaal duidelijk, durf dan ook de juiste vragen te stellen. Het is in ieders belang dat je precies weet wat iemand nodig heeft, waarom en wanneer? Zo heb jij de beste oplossing in de aanbieding.

Door jouw vakkennis in mensentaal te spreken ben je absoluut niet minder professioneel. Wedden dat je zelfs sterker uit de hoek zal komen?

TIP 5: Wees altijd eerlijk.

Denk je nu echt dat mensen het niet door hebben als je hen wat op de mouw spelt? Mensen zijn heus niet achterlijk of helemaal onwetend hoor.

Je bent van vlees en bloed, een mens en mensen maken fouten. Zeg dat gewoon eerlijk. ‘Ooh, je hebt gelijk, ik ben dat helemaal vergeten. Ik heb er geen excuus voor. Wat ben ik je dankbaar dat jij de moeite doet om me hier attent op te maken. Dank je!’.

Ik garandeer je dat je verbaasd zal staan van het respect dat je krijgt van die andere persoon. Want het is zoveel krachtiger als je dat durft, dan dat je kiest voor leugens en bedrog.

EXTRA TIP: Maak geen valse beloftes.

Zeg niet dat je iets morgen zal opleveren als je al op voorhand weet dat het je niet zal lukken. Dit zorgt alleen maar voor alweer een teleurstelling, knabbelt opnieuw wat van dat vertrouwen af en je riskeert de klant te verliezen. Koop jezelf voldoende tijd.

En hoe gelukkig gaat die persoon niet zijn dat jij sneller oplevert dan dat je had gezegd? Yup, heel gelukkig.

Ziezo, je hebt de afgelopen maand januari heel wat tips mogen ontvangen om jouw bedrijf beter te organiseren. Ga ermee aan de slag en hou ze vol. Je zal na enkele maanden het verschil snel merken. Je zal rust vinden. Succes.

Wisken

Nieuw op dit blog of de vorige tips gemist? De start van ons eenvoudig stappenplan vind je hier: https://goo.gl/5jwhMT.


5 TIPS | Hoe heb jij minder stress tijdens je werkdag?

Als ondernemer ervaar je heel wat stress tijdens je werkdag. Wist je dat dit al afhankelijk is van hoe jij jouw werkdag start? Een kleine wijziging in hoe jij je dag aanpakt, zorgt voor een wereld van verschil als je terug huiswaarts keert.

Niemand heeft er baat bij dat jij als een stresskip rondloopt. Je personeel niet, je klanten niet, je gezin niet en al zeker jijzelf niet. Jij bent de motor van het bedrijf. Het is jouw recht om te bepalen hoe jij je werkdag indeelt, niet jouw klanten.

Hier alvast 5 eenvoudige tips die je op weg helpen.

Start de werkdag met... jezelf.

TIP 1: Zeg ‘Goedemorgen!’ tegen je werkdag

Bij het sporten warm je eerst jouw spieren op. Zo voorkom je blessures op korte en vooral op lange termijn. Doe dat ook bij de start van je werkdag. Want werken is een sport waar een goed uithoudingsvermogen je succeskansen verhoogt. Voorkomen van de blessure ‘stress’ is een must.

Hoe doe je dat? Neem je tijd, zeg echt ‘Goedemorgen!’ tegen je personeel, vraag hoe het is, ga rond op je bedrjif of kantoor en start de dag met een kop koffie of thee. Warm je op zodat je klaar bent om erin te vliegen.

TIP 2: Ping. Ping. Ping.

Zet al die meldingen uit op je smartphone. Je hoeft het niet onmiddellijk te weten dat X in de file staat en hiervan een post zet op facebook. Maar doe dat zeker ook op je PC voor je mailbox.

Iedere keer dat jij je werk onderbreekt omdat je de melding ‘Nieuwe mail’ ziet verschijnen, ben jij je focus kwijt. Het duurt dubbel zo lang om die terug te vinden om het werk verder te zetten. Nog niet gesproken over het effect op je humeur dat het lezen van die mail kan hebben…

Hoe zet je die meldingen uit in je Outlook? Heel eenvoudig, zo gaat het:

  1. Kies Bestand
  2. Kies Opties
  3. Kies Email
  4. Klik de 4 vinkjes uit bij Ontvangst van Bericht

Eindelijk rust!

Zet al de meldingen op je smartphone uit. Vergeet je outlook op je PC niet.

TIP 3: You’ve got mail

Dankzij Stap 1 heb jij in je agenda dagelijks blokken voorzien om routine taken uit te voeren. Het lezen van je mailbox is er eentje van.

Ga door je mailbox tijdens zo’n blok. Dit doe je 3 tot 4 maal per dag gedurende een vaste tijdsperiode. Bv. van 8u15 tot 8u30, van 13u tot 13u15 en van 16u tot 16u15. Overloop jouw dagschema zoals het nu is en puzzel die erin.

Omdat je de tijd neemt om je mailbox door te nemen, ben je rustiger. Dit zal zich reflecteren op je schrijftaal. Want de tone of voice van jouw mail bepaalt hoe die binnenkomt bij de lezer ervan. NIEMAND WORDT GELUKKIGER BIJ HET LEZEN VAN MAILS IN HOOFDLETTERS.

Werk iedere mail die je leest ook onmiddellijk af. Die zal dan alvast niet voor de rest van de dag in je hoofd verder spoken. Want je kan en hoeft niet alles te onthouden.

Is er nog een vervolgactie nodig? Noteer dat dan bij je ‘3 to do’s’ op een specifieke dag in je agenda. Sleep die vervolgens naar het mapje ‘Af te werken’ onder je Postvak IN. Is het iemand anders die er iets moet voor doen? Maak dan submapjes per naam ‘Af te werken – Lynn’, ‘Af te werken – Wisken’.

Mails lees je tijdens vaste blokken voorzien in je agenda. Doe dit 3 tot 4 x per dag.

TIP 4: Lunch

Eet niet aan je bureau. Dus ga fysiek op een andere plek lunchen. Dat kan in dezelfde ruimte aan een tafeltje zijn. Dat is voldoende. Maar eten is eten en verplaats je hiervoor echt weg van je bureau. Gun jezelf die pauze in je hoofd.

Extra voordeel? Geen etensresten op of in je computer. Je zal niet de laatste zijn die zijn computer vol koffie of water giet. En dat kost geld om die te laten herstellen. Dus onrechtstreeks is deze tip ook geldbesparend.

TIP 5: Sluit je werkdag ook effectief af.

Het laatste half uur tot kwartier van je werkdag spendeer je aan het opruimen van je werkplek. Wees zelf het voorbeeld van je clean desk policy. Check out onze Stap 2 hoe je dit gemakkelijk kan aanpakken. En wedden dat jijzelf het de volgende dag ook aangenamer zal vinden om de dag te starten?

Vervolgens overloop jij jouw dag met je agenda voor je.
* Wat heb ik niet afgewerkt dat vandaag bij mijn 3 to do’s stond?
* Heb ik die 3 calls of mails voor vandaag ook effectief gedaan?
* Wat is er niet afgewerkt vandaag?
Noteer deze zaken dan onmiddellijk als ‘To Do’ en/of als ‘To Call/Mail’ voor de volgende dag of een andere die week.

Doe je jas aan. Kijk nog eens rond met een smile op je gezicht, doof de lichten en ga naar je gezin. Ze zullen blij zijn dat jij ontspannen bij hen bent.

Ik hoor het je al denken.

Neen, schiet nu niet meteen met ‘Bij mij kan dat niet hoor Wis.’ want dat is gezever. Je kan dat als je dat zelf wilt. Geloof me. Het is waar, als ondernemer heb je duizend zaken waarmee je rekening moet houden, alert moet voorzijn, moet aanpakken.

Het is in de eerste plaats niet de schuld van je klanten en de druk die ze op je leggen dat je stress hebt. Wel al die storende factoren in jouw directe werkomgeving zijn de grote hoofdschuldige. Zorg goed voor jezelf en voorkom deze.

Volgende week de laatste stap in deze #getorganized reeks. Laat zeker jouw ervaringen na. We zijn er benieuwd naar. Succes!

Wisken

Nieuw op dit blog of de vorige tips gemist? De start van ons eenvoudig stappenplan vind je hier: https://goo.gl/5jwhMT.

5 TIPS | Hoe krijg jij meer focus en rust op kantoor?

Je hebt jouw doelen gesteld voor 2019. Je kocht een coole agenda en vulde die in volgens stap 1 uit mijn vorig artikel. Nu gaan we je kantoor aanpakken.

Zo dat is al dik in orde. Je bent helemaal mee en klaar voor de volgende tips van dit eenvoudig stappenplan.

Elke week van januari krijg je 5 tips voor een vlot draaiend kantoor. Volg je ons mee?

TIP 1: Less is more

Op jouw bureau liggen enkel de documenten en mappen waarmee je op dat moment werkt. Al de andere zitten in een map of netjes in het bakje op je bureau. Je bespaart je alvast het steeds verleggen van docs die je niet nodig hebt.

TIP 2: Ergonomie is geen gezever

Moet je veel data op een scherm bekijken? Investeer dan zeker in een 2e groot scherm. Ervaar hoe ontspannend dit voor je werkt. ICT Kaisha is bv dé geschikte partner om je van het juiste materiaal te voorzien.

Een clean desk zorgt dat je geen afleidingen meer hebt.

TIP 3: Ik zie wat jij niet ziet

Waar is dat nietjesding? Iemand de schaar gezien? Hmmm…een stylo…waar is die? Vreselijk toch?! Zet een paar leuke glazen potten, lieve bakjes op jouw bureau en steek alles erin: pot met balpennen, pot met schaar, etc…

TIP 4: Beken kleur

Klasseer documenten onmiddellijk in de juiste map. Aandacht: maak er geen kleurenboel van. Kies voor 1 kleur en behoud die het hele jaar door. Door de mappen te labellen, blijft alles duidelijk. Kleef ze wel bij iedere map op dezelfde hoogte 😉

Klasseer documenten onmiddellijk in de juiste map.

TIP 5: Kies voor een eenvoudig klassement

Sorteer per alfabet. Verwerk het jaar in je benaming. Maak het logisch zodat iemand anders dan jij snel iets kan terugvinden. Offerte OF_2019/001_wauters zegt zoveel meer dan A7B2018D6, vind je niet?

Ziezo, je hebt al een goed georganiseerde agenda. Nu aan de slag met dat bureau van je.

Een extra motivatie nodig? Met een clean desk of kantoor maak je een veel grotere positieve indruk op jouw bezoekers en potentiële klanten!

Tot volgende week voor stap 3. 

Wisken